10 consigli per implementare con successo il tuo Point of Sale
Come facilitare la gestione e l’avanzamento di un progetto di implementazione di un PoS (Point of Sale) in negozio, garantendo il rispetto di obiettivi, scadenze e budget?
I nostri esperti possono aiutarti a scoprire come fare attraverso 10 punti chiave che i marchi del lusso non devono trascurare.
1.Stabilire la matrice RACI
Per cominciare, è essenziale identificare e definire i ruoli e le responsabilità di ciascuno degli attori coinvolti in un progetto di implementazione utilizzando una matrice RACI. Questa matrice è nient’altro che uno strumento di gestione del progetto, il cui acronimo sta per :
- R (Responsible): la persona o le persone responsabili dell’esecuzione dell’azione, chi svolge il lavoro vero e proprio;
- A (Accountable): l’approvatore, chi deve dare l’approvazione finale all’azione;
- C (Consulted): la/e persona/e da consultare prima che il lavoro possa essere svolto e approvato;
- I (Informed): la persona o le persone da informare, che devono essere tenute al corrente sullo stato di avanzamento del progetto.
Ha la forma di una tabella che riporta le azioni da svolgere (orizzontale) e gli stakeholder del progetto (verticale), al fine di determinare il ruolo atteso da ciascun attore per ogni azione. Può essere utilizzata anche per compensare l’assenza di una persona responsabile di un’azione o, al contrario, ruoli ridondanti per la stessa azione.
2. Implementare una soluzione core model e identificare un paese pilota
È essenziale definire dei processi che possano essere applicati da tutti i Paesi nell’ambito di un unico progetto:
- Impostazioni identiche che possono essere replicate automaticamente da un Paese all’altro
- Presentazioni e formazione simili
- Valutazione e identificazione delle differenze rispetto al modello principale al momento dell’apertura di un nuovo Paese
3. Prestare attenzione alla situazione fiscale e legale di ogni paese
Le norme fiscali e legali di un Paese devono essere identificate, conosciute e comprese già nella fase di progettazione, in modo da poter impostare i parametri e la documentazione necessari per quel Paese prima della fase di test (UAT). In questo modo è possibile sfruttare la documentazione esistente e concentrarsi esclusivamente sulle specificità locali.
4. Mappare i sistemi e flussi di dati
La creazione di un sistema PoS comporta un gran numero di interfacce che consentono lo scambio di dati con altri sistemi. L’identificazione dei flussi di dati, delle frequenze di scambio e dei sistemi mittente/destinatario è un passo fondamentale. Si tratta di uno strumento di riferimento per elencare i collaboratori e prevedere i costi legati alla creazione o alla modifica dei flussi di dati esistenti.
5. Coinvolgere tutte le parti interessate al progetto
L’integrazione di un PoS è un progetto su larga scala che richiede il coinvolgimento di tutti gli attori. La creazione di una governance dedicata è quindi fondamentale. L’organizzazione regolare di un comitato direttivo è un fattore chiave di successo, che garantisce l’allineamento dei team durante le varie fasi del progetto e la totale trasparenza nei confronti degli sponsor.
6. Costruire un’infrastruttura solida
Le prestazioni del PoS dipendono in larga misura dall’infrastruttura realizzata. La scelta del numero di server, della loro ubicazione e della loro configurazione deve essere fatta in previsione della gestione di una grande quantità di dati. È quindi fondamentale prevedere il volume di dati da elaborare e garantire che sia in grado di sostenere il carico. A tal fine, si raccomanda vivamente di effettuare test di prestazione.
7. Preparare la migrazione dei dati
Se l’implementazione del PoS è accompagnata da una migrazione dei dati, è importante non trascurarla. Quali dati storici devono essere migrati? Qual è il volume di dati da integrare? Quanto tempo richiederà l’integrazione? Le informazioni integrate sono corrette? Questa fase deve essere pienamente padroneggiata e testata.
Riuscendo a identificare e prevedere le variabili che possono influenzare la migrazione da un database all’altro, è possibile prevenire la perdita di dati e garantire la qualità e la sicurezza dei dati trasferiti.
8. Fornire un laboratorio
La disponibilità di un laboratorio consente di effettuare i test di campagna in un ambiente coerente con quello dei punti vendita, in quanto i test saranno eseguiti sulle stesse apparecchiature utilizzate dai negozi..
Allo stesso modo, l’ambiente utilizzato durante la fase di test (in particolare per i test da effettuare dopo l’implementazione) deve essere identico a quello di destinazione in termini di dati (catalogo prodotti, prezzi, promozioni, ecc.).
9. Concentrarsi sulla formazione
Il controllo dei processi è essenziale per limitare gli errori umani, migliorare la produttività e accelerare l’adozione dei processi da parte delle aziende.
Durante la fase di progettazione, è importante pianificare le fasi di formazione che possono estendersi dalla fase di costruzione (dove i tester possono essere formati per garantire che i test siano eseguiti in modo rapido ed efficiente) alla fase di formazione dell’utente finale. L’identificazione dei formatori è essenziale per garantire che le informazioni vengano trasmesse ai negozi.
Al fine di supportare gli utenti finali e garantire la conoscenza e la padronanza dei processi, è necessario riflettere tutte le informazioni attraverso vari supporti (video, PowerPoint, Confluence, Walk me, ecc.) a seconda dei processi e degli usi resi disponibili dall’azienda cliente.
10. Effettuare uno swot dopo il primo impiego
L’analisi SWOT, acronimo di Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats, può essere utilizzata per identificare i punti di forza del progetto e quelli che devono essere migliorati per le future implementazioni.
Tutti gli attori del progetto devono partecipare a questo esercizio SWOT per identificare i fattori chiave di successo e le aree di miglioramento, sia per il team di progetto che per i team coinvolti di volta in volta nella soluzione (PIM, Finanza, ecc.).
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