10 conseils pour réussir l’implémentation de votre PoS
Comment faciliter la conduite et le déroulement d’un projet d’implémentation PoS (Point of Sale) dans vos boutiques, tout en s’assurant du respect des objectifs, des deadlines et du budget ?
Nos experts vous proposent de découvrir la réponse à travers 10 points clés fondamentaux, que les Maisons de luxe ne doivent pas négliger.
1. Etablir un RACI
Dans un premier temps, il est essentiel d’identifier et définir le rôle et les responsabilités de chacun des acteurs d’un projet d’implémentation grâce à un RACI. Cette matrice est un outil de gestion de projet dont l’acronyme signifie :
- R (Responsible/Realise) : le ou les responsable(s) de l’exécution de l’action
- A (Accountable / Autorite) : l’approbateur de l’action
- C (Consulted / Consulte): la ou les personnes devant être consultée(s)
- I (Informed/informe) : la ou les personnes devant être informée(s)
Elle se présente sous la forme d’un tableau dans lequel figure les actions à réaliser (Horizontal) et les parties prenantes du projet (Verticale) afin de déterminer pour chacune des actions le rôle attendu pour chaque acteur. Elle permet également de pallier l’absence de responsable d’une action ou, au contraire, les redondances de rôles pour une même action.
2. Déployer une solution core model et identifier un pays pilote
Il est primordial de définir des processus applicables par l’ensemble des pays au sein d’un même projet :
- Paramétrage identique et pouvant être répliqué automatiquement d’un pays à l’autre
- Présentations et formations similaires
- Evaluation et identification des écarts vis-à-vis du core model pour l’ouverture d’un nouveau pays
3. Être attentif à la fiscalité et la légalité de chaque pays
Les règles fiscales et légales d’un pays doivent être identifiées, connues et comprises dès la phase d’étude afin de réaliser le paramétrage et la documentation nécessaire à ce pays en amont de la phase de tests (UAT). Cela permet de capitaliser sur la documentation existante et de se concentrer uniquement sur les spécificités locales.
4. Cartographier les systèmes connexes
La mise en place d’un système PoS s’accompagne d’un grand nombre d’interfaces permettant l’échange de données avec d’autres systèmes. S’atteler à identifier les flux de données, les fréquences d’échange et les systèmes émetteurs/récepteurs est une étape clé. C’est un outil de référence pour lister les contributeurs et anticiper les charges liées à la mise en place ou la modification de flux existants.
5. Impliquer l’ensemble des acteurs dans le projet
L’intégration d’un PoS est un projet d’envergure qui nécessite l’implication de tous les acteurs. La mise en place d’une gouvernance dédiée est donc fondamentale. L’organisation régulière de comités de pilotage est un facteur clé de succès garantissant un alignement des équipes sur les différentes phases du projet et une totale transparence vis-à-vis des sponsors.
6. Construire une infrastructure robuste
La performance du PoS repose en grande partie sur l’infrastructure mise en place. Le choix du nombre de serveurs, leur localisation et leur configuration doit être fait en prévision de la gestion d’une grande quantité de données. Il est donc crucial d’anticiper le volume de données à traiter et de s’assurer de sa capacité à maintenir la charge. Pour cela il est vivement recommandé de réaliser des tests de performance.
7. Bien préparer la data migration
Si l’implémentation du PoS s’accompagne d’une migration de données, il est important de ne pas la négliger. Quel historique doit être repris ? Quel est le volume de données à intégrer ? Quelle est la durée d’intégration ? Les informations intégrées sont-elles correctes ? Cette étape doit être entièrement maitrisée et testée.
En étant en mesure d’identifier et de prévoir les variables susceptibles d’influencer la migration d’une base de données vers une autre, il est possible de prévenir la perte de données et de garantir la qualité et la sécurité des données transférées.
8. Mettre à disposition un Lab
La mise à disposition d’un Lab permet de réaliser les tests pays dans un environnement conforme aux points de ventes dans la mesure où les tests seront réalisés sur le même équipement que celui utilisé par les boutiques.
De la même manière, l’environnement utilisé lors de la phase de test (en particulier pour des tests qui doivent être réalisés après l’implémentation) doit être identique à celui de l’environnement cible en termes de données (catalogue produits, prix, promotions etc.).
9. Mettre l’accent sur la formation
La maitrise des processus est essentielle afin de limiter les erreurs humaines, améliorer la productivité et accélérer l’adoption des processus par les boutiques.
Lors de la phase projet, il est important de prévoir des phases de formation qui peuvent s’échelonner de la phase de Build (où les testeurs pourront être formés afin de garantir une exécution rapide et efficace des tests) jusqu’à la phase de formation des utilisateurs finaux. Identifier des formateurs relais (Train the trainers) est primordial pour s’assurer que l’information est bien relayée au sein des boutiques.
Afin d’accompagner les utilisateurs finaux et de s’assurer que les processus sont connus et maitrisés, il est nécessaire de refléter l’ensemble des informations via divers supports (vidéo, PowerPoint, Confluence, Walk me, etc.) en fonction des processus et usages mis à disposition par l’entreprise cliente.
10. Faire un SWOT après le 1er déploiement
L’analyse SWOT, dont l’acronyme signifie Strengths (Menace) Weaknesses (Faiblesses) – Opportunities (Opportunité) – Threats (Menaces) peut être utilisée pour identifier les points forts du projet et ceux qui nécessitent d’être améliorés pour les futurs déploiements.
Tous les acteurs du projet doivent prendre part à la réalisation de ce SWOT afin de recenser les facteurs clés de succès et les points d’amélioration aussi bien au niveau de l’équipe projet que des équipes en lien avec la solution qui interviennent de manière sporadique. (PIM, Finance, etc.)
Adone Conseil vous accompagne dans votre projet d’implémentation de PoS.
