Comment optimiser les échanges avec mes partenaires durant le développement de collection ?

Rationaliser le processus de développement et d’industrialisation des produits est un enjeu capital dans les secteurs de la Mode, de l’Horlogerie Joaillerie ou des Parfums et Cosmétiques. À l’heure où la création ne semble pas connaître de limites, les Maisons de Luxe doivent rester compétitives en adoptant des solutions permettant de favoriser au maximum la collaboration entre les différentes parties prenantes. En augmentant l’efficacité et la fiabilité des processus Métier, la mise à disposition des produits aux Marchés est garantie dans un temps maîtrisé.

Dans cet article, vous découvrirez comment le Product Lifecycle Management (PLM) permet de répondre à cette problématique en reliant l’ensemble des départements de l’entreprise et ses fournisseurs et en s’appuyant sur un outil dédié.

1. En partageant un référentiel unique de données…

Lors du développement de collection, fournisseurs de matières premières et fabricants de produits finis travaillent en collaboration avec la Direction Artistique, afin de faire naître des créations originales pour la Maison.

Quand il n’y a pas de PLM, toutes les informations issues des développements de produits sont centralisées et codifiées dans un ERP ou sur Excel par les équipes développement de la Maison. Si une matière première ou un produit fini subit des modifications, comme un changement de composition, celles-ci sont communiquées via des échanges de mails ou de documents type Excel, PowerPoint, etc. Il en est de même pour les négociations de prix par exemple.

Le PLM permet au détenteur de l’information de l’initialiser directement dans l’outil. Ainsi, les matières premières, les formes, les couleurs, les produits sont créés au fur et à mesure et enrichis directement par interaction avec les partenaires via l’outil. La constitution dynamique des nomenclatures par les fournisseurs permet de calculer les besoins et coûts finaux en matières pour la collection. Les prix d’achat sont négociés et validés dans l’outil. Les équipes internes peuvent accéder à la construction de la collection en temps réel et enrichir les données avec des informations qui leur sont propres, telles que des données de référencement, réglementaires, commerciales ou merchandising. Les informations sont ensuite exportées vers l’ERP qui reste l’outil maître en phase de production.

Le PLM accompagne également la phase d’industrialisation et de qualification. S’appuyant sur un référentiel déjà construit, les partenaires et les équipes internes enrichissent techniquement et qualitativement les produits et matières. Les différentes phases de qualification (prototypes, tests physicomécaniques, tests chimiques, pièces témoins…) sont suivies aisément par la coordination interne grâce à des jalons de validation. Les aléas de production pouvant avoir un impact sur la définition initiale des produits sont aussi consignés dans l’outil.

C’est donc un référentiel unique et un véritable historique qui s’étoffe au cours du cycle de vie produit. Il est ordonné grâce à une classification précise basée sur la définition d’un modèle de données. Il est possible d’effectuer des contrôles, de mettre en place des règles de saisie ou des listes de choix afin de garantir une information des plus fiables. La recherche est donc grandement facilitée, grâce à plusieurs clés d’entrée possibles, quelle que soit la date de création de l’objet recherché.

Le PLM est un outil partagé par tous, néanmoins il permet de gérer un enjeu capital pour les Maisons : la confidentialité. Ainsi, grâce à une gestion des accès personnalisée par profil, un externe ne voit que les créations de son entité, il n’a pas de visibilité sur les données internes confidentielles. De plus, grâce à des paramètres précis, certaines actions seront autorisées pour les uns et non pour les autres. Les externes auront par exemple des droits de soumission (de prix, de nomenclatures…) et les internes des droits de validation. De cette façon, il existe un véritable contrôle sur les données sensibles, plus avancé que lors d’un échange de document classique.

2. … mis à jour en temps réel…

Le PLM permet un accès par tous en temps réel à des informations actualisées. En effet, dès lors qu’un utilisateur entreprend une quelconque modification sur la définition d’un produit, tous les autres utilisateurs la visualisent immédiatement.

La communication et les échanges sont donc grandement fluidifiés, car toutes les parties prenantes se rapportent à un référentiel partagé et à jour. C’est un gain fort car souvent, les écarts qui surviennent à la suite d’échanges nombreux de fichiers entraînent des incohérences dont la résolution requiert du temps.

Tracer les modifications qui ont lieu sur les données produits représente aussi un besoin auquel certains PLM peuvent répondre. Grâce à la mise en place d’un système de notifications, les utilisateurs auront la vision sur des changements d’informations ; là où dans un échange de documents, il peut y avoir un travail fastidieux de maintenance (ex. dates de modification).

Pour la plupart des solutions du marché, la connexion au PLM se fait dorénavant via le cloud grâce à un lien accessible sur divers supports (ordinateur portable, smartphone, tablette…).  Ainsi, chaque utilisateur peut accéder à tout moment aux informations produits et dans leur version la plus à jour.

De surcroît, en plus d’un accès à des informations actualisées en temps réel, le PLM permet, selon la nécessité, de garder des historiques spécifiques sur certaines valeurs. Un ancien prix peut par exemple être consigné dans un autre champ « historique » dès qu’une modification est effectuée sur le montant ou sur le devis de référence. Il est aussi possible d’enregistrer des « versions » à différents niveaux. En effectuant une « photo » à un instant donné avant une modification majeure, de composition ou de formulation par exemple, on revient ensuite facilement sur l’évolution des produits en accédant aux révisions précédentes. Ces versions s’enregistrent parfois automatiquement à la suite de grandes étapes de validation. Il n’est donc plus nécessaire d’explorer les différentes versions d’un document pour retrouver une variation ou une déformation de l’information.

La consultation et la génération de rapports sont aussi des fonctionnalités très appréciées par les utilisateurs d’un PLM, et le management en général, car elles facilitent le pilotage en temps réel. Ainsi, il est possible de consulter à tout moment l’état de développement de la collection, l’avancement de la définition d’un prix, d’une matière ou d’un produit particulier. La génération de rapports exportables depuis le PLM permet d’accéder à la donnée mise en forme et à des indicateurs prédéfinis (ex. fiche produit, fiche matière, plan de collection, état d’avancement…). Les présentations réalisées manuellement présentant par exemple la collection de façon visuelle, très fastidieuses à mettre à jour, sont remplacées par des rapports générés par le PLM. Le gain de temps est très important. Et une nouvelle fois, les utilisateurs sont assurés de s’appuyer sur des informations identiques lors de leurs échanges, évitant de multiples incompréhensions.

L’intégration du PLM avec des outils de CAO ou de coupe chez les partenaires peut également accélérer le temps de mise à disposition des matières chez les fournisseurs ou de mise au point des modèles chez les façonniers.

Les portails fournisseurs intégrés permettent d’échanger de la documentation dans le cadre d’échanges sécurisés et traçables. Ces portails sont très utiles pour stocker les données réglementaires (normes, composition, certifications, formulation, brevet, origine, certificat d’authenticité, poids…) liées aux produits développés et nécessaires à leur commercialisation.

3. … dans lequel s’inscrivent des workflows

Certains éditeurs de PLM, toujours dans l’optique de fluidifier les processus, proposent la mise en place de workflows. Des listes de tâches dynamiques sont modélisées selon un enchaînement précis et associées à des acteurs. Les données nécessaires à leur réalisation ainsi que les données produites par leurs réalisations sont identifiées. De cette façon, un utilisateur a une vision immédiate des tâches qui lui sont assignées et de leurs échéances, sans perdre de temps à chercher le bon interlocuteur ou le bon document. Par exemple, l’utilisateur en charge des prix recevra une notification lui permettant de calculer le prix de vente publique cible d’un produit, dès lors que le coût total des matières premières figurant dans la nomenclature sera défini et/ou qu’un prix d’achat ou de façon sera validé avec le fournisseur.

La gestion des workflows s’avère aussi très efficace pour maîtriser l’impact d’une modification sur les données, les processus et leurs acteurs. Dans un processus métier non modélisé, les membres des différentes équipes et organisations peuvent difficilement avoir conscience de ce que leurs modifications peuvent engendrer. Ainsi, une révision de composition peut par exemple avoir une incidence sur les données douanières qui, si elles sont erronées, conduisent à une perte de temps significative avec un éventuel blocage en douane. En modélisant le lien entre l’enrichissement de ces différentes données, une alerte peut apparaître pour l’acteur qui renseigne les données douanières impactées.

La gestion des flux est une fonctionnalité non essentielle dans un PLM et n’est pas proposée par tous les éditeurs. Elle peut être compensée par une application maîtrisée des processus métiers. Elle peut cependant s’avérer grandement bénéfique, si tant est que la modélisation de tous les processus entre les différentes parties prenantes n’est pas trop complexe.

CONCLUSION

La mise en place d’un PLM conduit donc à une optimisation significative des échanges avec ses partenaires durant le développement de collection, maximisant la qualité des données et réduisant le temps de mise à disposition sur le marché. Elle répond aussi bien à la création de pièces uniques que de séries.

Le retour sur investissement d’un déploiement réussi de PLM est d’autant plus important que l’outil finalement défini répond au mieux aux besoins des différents utilisateurs, dont les profils sont très variés.

Adone Conseil accompagne ses clients, dans la prise en charge globale du projet, de la phase de cadrage jusqu’au support. Les consultants ont à cœur de préserver la qualité des processus métiers et des données lors de la phase de conception, en sécurisant la reprise de données, les tests utilisateurs et les formations.

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