La vraie vie des consultants : implémentation d’un MDM au sein d’un groupe de vins et spiritueux

Depuis 2020, une équipe Adone intervient au sein d’un grand groupe de vins et spiritueux pour mettre en place un outil de MDM (Master Data Management). Cette implémentation s’inscrit dans le cadre de la transformation digitale des équipes Finance au niveau groupe.

Thomas, Manager et Master Data Designer au sein de l’équipe MDM et Virginia, Consultante et Responsable de l’équipe Adoption, mettent en lumière ce projet réalisé pour plus de 90 filiales du groupe !

Pitchez-nous la mission

Thomas – Tout l’enjeu de cette transformation consiste à structurer la qualité des données de référence manipulées par la Finance (entités, centres de coût, marchés…) dans le but d’améliorer le reporting financier (actuals, forecasts, budgets…).

Un MDM facilite cette tâche en créant un langage commun tout en respectant les spécificités locales des filiales, améliorant ainsi la consolidation du reporting. À long terme, le MDM servira également pour d’autres applications métiers.

Virginia – Le projet répond à deux difficultés :

• Il existe de nombreuses sources disparates pour accéder aux mêmes données, entraînant des connexions directes multiples et des opérations manuelles de réconciliation de la donnée.

• Du fait de l’absence du métier sur les sujets de gouvernance de données et d’une maturité parfois faible sur le data management, les équipes IT ont souvent été contraintes de reprendre le contrôle pour assurer la mise en cohérence, la maintenance et la qualité des données.

Comment tout a commencé ?

Thomas – Adone est intervenu à plusieurs reprises au sein du groupe, notamment pour mettre en place une solution de PIM. C’est grâce à cette présence, ainsi qu’à notre expertise sur les sujets Data que nous avons pu nous positionner sur le cadrage de ce nouveau projet, l’appel d’offre et le choix d’un éditeur MDM.

Comment la mission a-t-elle évolué ?

Virginia – Le projet s’est décliné en 6 phases :

La phase la plus importante consistait à déployer le MDM dans 90 filiales du groupe en six mois, réparties sur plusieurs vagues.

Chaque déploiement comprenait :

• La formation des vagues de filiales,
• L’initialisation de leurs données locales et la correspondance avec la codification groupe,
• La définition de la gouvernance locale responsable de la création et de la maintenance de ces données dans chaque filiale.

Thomas – Le MDM a été déployé suivant une méthodologie de cycle en V. Une dizaine de référentiels ont été implémentés, initialisés et mis à disposition des applications métiers permettant de délivrer les premiers rapports financiers.

Ensuite, l’équipe a basculé sur une méthodologie SCRUM pour une meilleure gestion des priorités et une accélération de l’intégration de nouveaux référentiels ou fonctionnalités.

Parlez-nous de votre rôle dans la phase d’onboarding et d’adoption des utilisateurs

Thomas – Le principal défi consistait à établir un langage commun pour le groupe tout en intégrant les codes locaux des affiliés, créant une sorte de dictionnaire de traduction. Nous avons mis en place un accompagnement de proximité pour guider les utilisateurs dans l’adoption de ce système.

Virginia – J’ai intégré le projet pendant la phase de go-live pour gérer le déploiement des filiales en plusieurs vagues.

Nous avons mis en place des parcours de formations adaptés aux différents types d’utilisateurs. Après avoir identifié plusieurs personas, nous avons créé des parcours spécifiques pour chacun, comprenant une partie théorique et une partie pratique. En plus de cela, nous avons centralisé toute la documentation sur une plateforme de formation.

Une fois formés, nous avons axé nos efforts sur la gestion du changement pour les encourager à utiliser l’outil.

Quels ont été les principaux défis à relever ?

Thomas – Les défis principaux étaient les différences de structuration des données entre les filiales et les exigences de la gouvernance globale, rendant le mapping entre les données locales et globales complexe. Toutes les filiales ont dû s’adapter au nouveau langage commun, ce qui a nécessité une gestion rigoureuse du changement.

Virginia – Un autre défi notable était la gestion du support, surtout pendant les périodes de forte activité financière comme la clôture annuelle. Nous avons amélioré l’efficacité en industrialisant nos méthodologies de supports avec des fiches de résolution de problèmes, permettant ainsi des processus continuellement optimisés.

Quels sont les résultats du projet ?

Virginia – Le MDM est devenu une brique incontournable dans tous les projets nécessitant de collecter, stocker et redistribuer de la donnée harmonisée et validée. Plusieurs projets clés au niveau du groupe tirant parti de cet outil MDM témoignent de son rôle crucial dans la gestion efficace des données.

En parallèle, l’évaluation de l’impact de cet outil se concrétise à travers des KPIs mesurant l’adoption des utilisateurs, ce qui aide à assurer que l’intégration du MDM répond bien aux besoins des équipes et contribue à l’optimisation des processus métier.

De quoi êtes-vous le.a plus fier.e ?

Thomas – Je suis fier d’avoir construit une application maintenant incontournable pour tous les nouveaux projets ayant besoin de récolter de la donnée.

Virginia – Avoir mis en place une stratégie d’adoption efficace, permettant aux utilisateurs de devenir autonomes avec l’outil me rend fière ! Cette autonomie a été facilitée par la création de ressources visuellement attrayantes et engageantes.

Notre travail est devenu une référence pour d’autres équipes qui ont adopté nos modèles et stratégies d’adoption. Cette reconnaissance et notre maturité élevée dans la gestion de l’adoption sont des sources de grande satisfaction.

Parlez-nous de l’équipe Adone

Thomas – L’équipe était composée de membres internes, de freelances et de consultants Adone, spécialisés dans diverses expertises telles que le design des données de référence, l’adoption et le déploiement.

Virginia – La collaboration au sein de l’équipe a été excellente. L’équipe Adone, ainsi que les autres membres, ont montré une grande compétence et bienveillance, créant une ambiance de travail agréable et productive.

J’ai apprécié découvrir de nouveaux domaines fonctionnels et processus métiers (finance, marketing, supply…) et travailler sur l’implémentation de nouveaux référentiels.

Thomas, mon manager, a joué un rôle de coach, offrant soutien et conseils, partageant sa vision globale du projet et fournissant de précieux insights. Cette approche de coaching a aidé à maintenir une bonne coordination et une communication efficace au sein de l’équipe !

Que retiens-tu de cette mission ?

Thomas – J’ai pu développer une toute nouvelle expertise data qui me sera d’une grande utilité dans la suite de ma carrière.

J’ai trouvé du sens dans ma mission en aidant les équipes métiers à prendre du recul sur les données utilisées, leurs use cases et le niveau de qualité.

Virginia – J’ai mis en place des nombreuses initiatives permettant de gérer la conduite au changement, j’ai développé des compétences spécifiques en animation de sessions de formation, en synthétisant les informations et en utilisant des exemples pratiques pour rendre les formations plus dynamiques.

Vous souhaitez rejoindre la team Adone Conseil ?  

Découvrez nos offres d’emploi